A organização financeira é um dos assuntos mais importantes para os empreendedores, mas que faz muitos perderem o sono.
Apesar de parecer complexo, ter o controle financeiro do seu negócio não precisa ser tão complicado assim. Com as 10 dicas que você verá neste artigo, com certeza as suas finanças estarão no azul!
Quer saber mais? Continue lendo e entenda!
Qual a importância da organização financeira no seu negócio
Em 2014, o Sebrae desenvolveu um estudo intitulado de “Causa Morti das Empresas”, em que investigaram por que tantas empresas fechavam no segundo ano de existência. Como resultado, o Sebrae identificou 3 principais problemas:
- Falta de planejamento prévio
- Desenvolver a gestão empresarial de melhoria contínua
- Comportamento do empreendedor
No estudo, foi constatado que parte dos empreendedores não levantam informações importantes sobre o mercado. Mais da metade não planejou itens básicos antes de abrir as portas.
“Um maior tempo de planejamento permite que se conheça melhor o mercado antes de abrir a empresa, o que tende a aumentar as chances de sucesso”, descreve o relatório.
Cerca de 39% não sabiam qual era o capital de giro necessário para operar o negócio. Outros 31% não sabiam qual o investimento era preciso. Metade dos empreendedores nem mesmo definem o valor do lucro desejado e o nível de vendas necessário para cobrir os custos e gerar o lucro pretendido.
Tudo isso contribui para o fracasso de um negócio. E podem ser evitados com a devida organização financeira da empresa e pessoal do empreendedor.
Por que é tão difícil ter organização financeira?
Não há dúvida, pergunte para quem você quiser, a resposta será: finanças é muito importante. Contudo, mesmo que essa seja a opinião da maioria das pessoas, a organização financeira ainda é muito negligenciada. Segundo o SPC Brasil, cerca de 46% dos brasileiros não fazem qualquer tipo de controle.
O descontrole tem diversas causas:
- Subestimar pequenos gastos: de pouco a pouco, a fatura do cartão de crédito chega e pode surpreender;
- Problemas emocionais: a saúde mental também impacta suas finanças. Muitas pessoas realizam compras por impulsos ou gastam rios de dinheiro em bens supérfluos por conta do bem-estar momentâneo do ato, assim como uma droga.
- Poupar somente “se sobrar”: deixar para o fim do mês para ver o que sobra e guardar é a receita para nunca sobrar dinheiro. Afinal, com dinheiro na conta, é muito mais tentador querer gastá-lo.
- Não ter prioridade: tanto nas finanças pessoais quanto na organização financeira da empresa, ter prioridade é fundamental. É melhor fazer uma retirada para pagar o seu cartão de crédito ou investir em uma nova tecnologia para o negócio?
- Deixar de acompanhar os gastos: quando registramos toda movimentação, nós temos um momento para refletir e verificar como estão nossas contas, de modo que ajuda a evitar estourar o orçamento.
10 Dicas para começar a organização financeira da empresa
1. Mapeie suas finanças pessoais e do negócio
Em primeiro lugar, é crucial mapear as receitas e despesas. Para quem está começando um novo empreendimento, é importante entender qual seu custo de vida.
Afinal, ao abrir uma empresa, haverá um período em que o empreendedor não receberá qualquer valor, até atingir um volume de vendas que cubra os custos e dê lucro. Então, ter uma reserva financeira para cobrir suas despesas pessoais é fundamental.
Para quem já possui um negócio, mas está com dificuldades de controlar as finanças, o primeiro passo é coletar informações sobre todas as receitas e despesas. Entender tudo que se tem para receber, quais as contas fixas pagas todos os meses e aquelas que vão vencer no futuro.
Ter essa base de dados permite que possamos realizar as demais dicas.
2. Separe de forma definitiva suas finanças pessoais e da empresa
Em hipótese alguma o empreendedor deve misturar o dinheiro da empresa com suas finanças pessoais. A organização financeira já é difícil com a separação, quando ela não existe é ainda mais desafiadora!
Então, nunca pague despesas pessoais com o cartão ou conta da pessoa jurídica. Além disso, defina um valor fixo para seu pró-labore (salário do empresário) e planeje suas despesas pessoais conforme esse valor.
Quando a empresa tiver lucro, você poderá fazer retiradas adicionais, chamadas de dividendos. É possível fazer isso todo mês, ou deixar o lucro no caixa e apenas retirar a cada trimestre, semestre ou anualmente.
Dessa maneira, nunca mais as finanças vão se misturar e ficará mais fácil controlar o que é dinheiro da empresa e o que é o seu dinheiro.
3. Monte uma planilha para rápida visualização
Durante seu mapeamento, monte uma planilha descrevendo cada item, com valor, data de vencimento, etc.
A planilha irá organizar as informações de forma a facilitar a visualização e consulta dos dados para fazermos um bom planejamento.
4. Defina um orçamento anual
Falando em planejamento, o orçamento anual é uma tarefa muito importante em qualquer negócio. A organização financeira depende de antecipar os fatos, como as receitas, investimentos, despesas e custos.
Entendendo quais são suas despesas para cada mês, ficará mais fácil definir as metas de vendas. Bem como ao entender o volume de vendas, será possível prever os custos envolvidos para atender a demanda e os investimentos necessários.
Além disso, será possível verificar fraquezas e oportunidades do negócio, como a necessidade de revisar os preços, condições comerciais com fornecedores, momentos que precisam de crédito ou que permitem realizar investimentos.
5. Controle os prazos de recebimento e pagamento
Ter completo controle sobre o dinheiro em caixa é crucial para evitar atrasar o pagamento das suas contas. Por isso, é crucial controlar os prazos em que você recebe dos clientes e quando você tem para pagar os fornecedores, funcionários, impostos, etc.
Em termos mais técnicos, isso se chama controle do fluxo de caixa. Entendendo esses prazos, você será capaz de descobrir o valor da necessidade de capital de giro.
Isso porque é muito raro um negócio conseguir receber pelas vendas antes de ter que pagar suas contas. Então, o empreendedor deve preparar seu caixa para pagar as contas em dia.
6. Não esqueça do bom relacionamento com fornecedores
O bom relacionamento com fornecedores é benéfico para a organização financeira e para as operações como um todo. Ter bons parceiros é crucial para evitar problemas com estoque, por exemplo.
Além disso, um bom relacionamento também facilitará a negociação de melhores condições, que é a nossa próxima dica.
7. Negocie melhores condições com clientes e fornecedores
Negociar prazos maiores para pagar, descontos ou parcelamentos é fundamental para realizar a organização financeira, conforme comentado na dica 5.
Portanto, afie sua lábia para conseguir conversar com seus fornecedores e conseguir melhores condições. Aqui entra a importância do bom relacionamento com eles, que comentei acima.
Ao passo que também é importante ter condições que sejam favoráveis para seu negócio e os clientes. Isto é, encontre o equilíbrio entre facilitar o pagamento para o cliente, ao mesmo tempo que evite precisar de tanto capital de giro. Uma forma bem simples de fazer isso é oferecer descontos para o pagamento à vista.
8. Use da tecnologia para ser mais produtivo
A organização financeira fica muito mais fácil quando usamos a tecnologia. Os programas chamados de ERP são fundamentais para os negócios, pois permitem realizar o controle de forma prática, simples e fornecem informações que ajudam na tomada de decisões.
Ainda não sabe o que é ERP e como isso te ajuda na empresa? Aqui no blog temos um artigo completo para você saber mais!
9. Tenha um bom contador para te ajudar na tomada de decisões
Muitos empreendedores acabam esquecendo do quão importante é o contador para as empresas. Esse profissional não é apenas alguém que sabe lidar com as burocracias da abertura da empresa.
Na verdade, o contador vai muito além da abertura e gerar as guias de impostos. Um bom contador também é um consultor especializado para sua empresa.
Assim, ele é capacitado para ajudar nas tomadas de decisões, como entender o melhor regime tributário para economizar com impostos, avaliar oportunidades, planejamento e organização financeira.
Por isso, conte com uma contabilidade especializada e de qualidade, pois o contador será seu braço direito na gestão financeira!
10. Mantenha a disciplina e acompanhe as finanças com frequência
Enfim, a organização financeira não é algo que você faz uma vez e pronto, resolvido. Na realidade, o controle financeiro é um conjunto de hábitos que permitem a manutenção da saúde financeira da empresa.
Portanto, é necessário trabalhar a disciplina em sempre registrar as movimentações corretamente, armazenar as notas fiscais e recibos, controlar o fluxo de caixa, acompanhar os relatórios financeiros, etc.
Por isso, crie em seu calendário reuniões para discutir sobre isso. Mesmo que seja apenas você responsável pelas finanças, agende uma reunião consigo mesmo, de modo a garantir que a análise financeira não será negligenciada.
Se você possui um contador de qualidade, peça a ajuda dele para tirar dúvidas e discutir sobre seu negócio.
Em suma, mantenha tudo registrado, planeje com antecedência, use da tecnologia para monitorar suas finanças e conte com apoio profissional para garantir uma boa organização financeira no seu negócio.