As lojas virtuais crescem cada dia mais, com vários empreendedores entrando nesse mercado. Contudo, para ter uma loja de sucesso não basta apenas ter produtos vencedores, também é preciso prestar atenção na contabilidade para e-commerce!
Sem a contabilidade, o empreendedor estará de olhos vendados, pois não terá informações de como estão as finanças do negócio e, nos piores casos, terá complicações com a legislação!
Por isso, continue lendo e entenda tudo o que você precisa saber sobre contabilidade para e-commerce!
O que é contabilidade para e-commerce
Acompanhar o desempenho financeiro da empresa não é uma tarefa fácil quanto possa parecer. Especialmente quando estamos no Brasil, um país que possui um sistema tributário altamente complexo e que se altera com frequência.
Assim, implementar boas práticas de contabilidade para e-commerce é essencial para o sucesso, uma vez que essa área atuará diretamente em 5 aspectos da empresa:
- Legalização: garantir que sua loja possa operar legalmente e vender seus produtos sem riscos;
- Registro financeiro: ter controle de todas as entradas e saídas do caixa da empresa;
- Cumprimento da legislação tributária: assegurar que as obrigações tributárias, como entrega de documentos e recolhimentos de impostos, estejam em dia;
- Controle financeiro: proteger a saúde financeira do negócio, garantindo os recursos necessários para honrar os compromissos e investir no crescimento;
- Análise: oferecer dados atualizados e precisos sobre a performance do negócio, baseando melhores tomadas de decisões.
Por que a contabilidade da sua loja online é essencial para o sucesso
A contabilidade para e-commerce não é um conjunto de rotinas burocráticas que apenas servem para sugar seu tempo e energia. Pelo contrário, boas práticas contábeis podem fazer total diferença na sobrevivência e lucratividade do negócio.
Isso porque tais práticas oferecem:
- Maior credibilidade com fornecedores e clientes;
- Permite emissão da Nota Fiscal (obrigatório para enviar suas mercadorias);
- Previne complicações com a Receita;
- Garante que a empresa pague somente os impostos que são devidos;
- Facilita a compra de produtos (vários fornecedores com os melhores preços apenas vendem com CNPJ);
- Facilita obtenção de crédito e financiamentos com condições diferenciadas.
- Assegura a saúde financeira do negócio;
- Permite uma visão holística e detalhada sobre todos os aspectos da empresa.
Aliás, segundo o Sebrae, é a falta de gestão financeira e administrativa que cerca de 30% das empresas fecham as portas nos primeiros cinco anos. Entre os pequenos empreendedores que fecharam, 50% deles nem mesmo sabiam se tinham lucro ou prejuízo.
Isso demonstra como é importante a contabilidade para e-commerce. Sem ela, o empreendedor estará efetivamente pilotando um avião de olhos vendados.
O que você precisa saber sobre contabilidade para e-commerce
Abertura e legalização do seu e-commerce
Apesar de algumas plataformas de loja virtual permitirem iniciar seu negócio como pessoa física, ter um CNPJ traz diversos benefícios, como já destacado anteriormente.
Assim, o primeiro passo é a obtenção do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) na Junta Comercial do seu estado. Em alguns casos, também é preciso de inscrição municipal dependendo das atividades a serem exercidas.
Para operar sua loja, não basta só o CNPJ e inscrição estadual, também pode ser preciso os alvarás de funcionamento para que sua empresa possa ser instalada. Tal alvará é obtido junto às prefeituras.
A escolha do regime tributário
Durante a abertura da empresa, uma das principais decisões a serem tomadas é a escolha do regime tributário. Dependendo do regime escolhido, há diversas exigências para enquadramento, além de alíquotas e métodos de apuração dos impostos devidos. No Brasil, são 4 regimes tributários:
- Microempreendedor Individual (MEI): oferecido apenas para empresários sem sócios, com faturamento anual de no máximo R$ 81 mil e que atue dentro das atividades econômicas aceitas;
- Simples Nacional: para negócios com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões, oferecendo uma forma simplificada de tributação e alíquotas diferenciadas conforme o tamanho e atividade da empresa;
- Lucro Presumido: modalidade para empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano, onde os impostos são apurados com base em um percentual sobre a receita bruta (presunção do lucro);
- Lucro Real: obrigatório para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões, o imposto é calculado sobre o lucro real (receitas menos despesas). Ou seja, se a empresa não tiver lucro, ficará isenta de certos impostos.
Qual regime escolher para a contabilidade para e-commerce? Depende. Cada regime tem características bem distintas. Para uma loja iniciante, que ainda nem fatura, é possível iniciar como MEI. Entretanto, as limitações deste regime podem fazer com que o Simples Nacional seja a melhor opção, ou até mesmo o Lucro Presumido.
Como a escolha deve levar em consideração diversos fatores e as projeções de crescimento, o apoio de um contador nessa etapa é crucial para orientar na direção que faça mais sentido para seu e-commerce.
Planejamento tributário para lojas virtuais
Antes da abertura e durante a vida do negócio, o planejamento tributário se faz necessário se deseja ter um negócio lucrativo e sem problemas com a Receita Federal.
É através do planejamento tributário feito pela contabilidade para e-commerce que a loja pode:
- Precificar corretamente seus produtos;
- Fazer projeções seguras;
- Pagar menos impostos de forma legal;
- Garantir que todas as obrigações sejam cumpridas dentro dos prazos.
Para um bom planejamento, entretanto, é fundamental que a contabilidade tenha dados precisos, confiáveis e atualizados.
Controle de notas fiscais
As notas fiscais são os principais instrumentos em que os impostos são apurados. É através das notas que seu e-commerce emite que a contabilidade poderá apurar o faturamento e realizar os cálculos dos impostos devidos.
Por isso, é fundamental ter um bom controle das notas fiscais, armazenando-as em local seguro e de maneira organizada para facilitar a consulta. Também se lembre de emiti-las dentro dos prazos corretos.
Quanto aos pagamentos de despesas, é uma boa prática contábil que as despesas da empresa sejam acompanhadas de notas fiscais também. Além de garantir um melhor controle, apenas pagar por mercadorias e serviços que emitem NF oferece maior segurança para seu negócio.
Recolhimento de impostos
Um dos papéis principais da contabilidade para e-commerce é o recolhimento de impostos. Para isso, é preciso utilizar as notas fiscais emitidas e recebidas para poder apurar as entradas e saídas e alterações de patrimônio da empresa.
Como visto anteriormente, os impostos devidos dependem de diversos fatores:
- Regime tributário escolhido;
- Faixa de faturamento;
- Atividade exercida;
- Critérios de redução ou isenção que a empresa tenha direito; etc.
Os principais impostos que a contabilidade para e-commerce terá que lidar são:
- ICMS: tributo estadual devido sobre toda venda realizada pela loja virtual, com alíquotas que vão de 7% a 18%;
- ICMS-ST: trata-se da substituição tributária, onde o ICMS será responsabilidade por outro contribuinte em vez do responsável pela venda;
- ISS: imposto municipal que incide sobre a venda de serviços, sendo devida somente se o seu e-commerce também prestar algum serviço.
No caso dos e-commerces que vendem entre diferentes estados, o ICMS precisa de atenção especial. Isso porque ele deverá ser recolhido para os estados de origem e de destino do produto, calculando o diferencial de alíquota entre os dois estados.
Além dos outros impostos que todas as empresas precisam pagar, como INSS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI. No caso do Simples Nacional e MEI, esses valores são pagos em uma única guia, ou seja, não é preciso apurar cada imposto separadamente.
Outro ponto importante é se o e-commerce venderá produtos para outros países (ou importará). Nesse caso, é imprescindível consultar a junta comercial e a prefeitura sobre as taxas que incidem sobre a operação, além de verificar quais são as exigências do outro país em questão.
Rotinas trabalhistas
Outro papel importante da contabilidade para e-commerce é as rotinas trabalhistas. Ao contratar funcionários para sua loja virtual, haverá uma série de novas obrigações que precisam ser cumpridas.
Por exemplo, com os novos funcionários será preciso:
- Calcular horas trabalhadas, horas extras, descontos e adicionais;
- Apuração da folha de pagamento;
- Cálculo dos encargos trabalhistas;
- Recolhimento dos encargos trabalhistas;
- Reportar eventos ao eSocial dentro dos prazos;
- Controle de férias e os pagamentos; etc.
Em empresas de grande porte, é comum que exista um Departamento Pessoal dedicado para essas rotinas. Entretanto, em pequenas e médias empresas essas rotinas ficam à cargo da contabilidade.
Vale ressaltar que as obrigações trabalhistas exigem extrema atenção e não devem ser negligenciadas por nenhum motivo. Além de estarmos falando do bem-estar dos funcionários, problemas trabalhistas geram enormes prejuízos financeiros, administrativos e de imagem à empresa.
Gestão financeira
Enfim, a contabilidade para e-commerce não é meramente burocrática, limitando-se a apuração e recolhimento de impostos. Na verdade, ela pode (e deve) ter uma participação estratégica na loja.
Como a contabilidade possui dados detalhados de todas as movimentações financeiras, o contador é o profissional capacitado para oferecer apoio nas tomadas de decisões. Assim, a gestão financeira fica longe do “achismo” para uma atuação profissional, estratégica e de olho no crescimento e lucratividade do negócio a partir de dados concretos.
A importância do apoio profissional de contabilidade para e-commerce
Como se pode perceber, a contabilidade para e-commerce não é uma tarefa fácil. Demanda muita atenção aos detalhes e dedicação para entender a legislação vigente.
Por isso, o apoio de contadores profissionais e especialistas em e-commerce é crucial! Dessa maneira, seu negócio terá auxílio de experts para tomar as melhores decisões e garantir a lucratividade e segurança do seu negócio.
Não deixe para depois, converse agora mesmo com nossos consultores especialistas em e-commerce e conheça o que podemos fazer pelo seu negócio!