A contabilidade digital é um modelo de escritório contábil que se apoia na tecnologia para automatizar os processos, melhorar o atendimento e oferecer um serviço mais rápido, completo e estratégico.
É um modelo muito interessante para as pequenas e médias empresas que buscam economia, mas querem manter a qualidade alta de um serviço especializado.
Nesse sentido, a contabilidade digital consegue entregar aumento de produtividade e ganho em performance corporativa.
Quer conhecer mais sobre contabilidade digital e se faz sentido para você contratar uma? Pois, continue lendo!
Como funciona a Contabilidade Digital?
Se aproveitando da tecnologia e de sistemas automatizados, a Contabilidade Digital presta um serviço contábil completo às empresas.
De tal maneira, o grande destaque desse modelo é conseguir reduzir os custos da contabilidade sem perder a qualidade.
Assim, a contabilidade digital se beneficia fortemente da automação, inteligência artificial e da análise de dados para ganhar produtividade, reduzir custos e diminuir erros.
Portanto, é uma ótima opção para os negócios digitais que já estão acostumados com oferecer serviços via internet.
A contabilidade digital cai como uma luva para esse tipo de empresas que buscam sempre ter custos menores, mas que possuam alto valor agregado.
Assim sendo, esse modelo de contador se utiliza dos sistemas de ERP dos clientes para sincronizar com o software contábil.
Dessa maneira a troca de informação é instantânea e com menos falhas. Isso é importante para garantir o correto registro contábil e pagamento de tributação.
Além disso, o contador digital também atua como consultor para seus clientes. E tendo as informações em tempo real, o contador ganha um papel ainda mais importante no processo decisório das empresas.
Através dessa atuação, os negócios conseguem ter melhor controle de sua operação, reduzirem os impostos pagos via planejamento tributário adequado e análise de dados em tempo real para melhor eficiência no atendimento.
Nesse sentido, é possível facilmente registrar e gerenciar atividades como:
- Controle de estoque;
- Gestão de contratos;
- Gestão de compras;
- Contas a pagar e a receber;
- Consolidação Bancária;
- Planejamento orçamentário;
- Vendas realizadas;
- Fluxo de caixa.
Entre várias outras.
Quais as Vantagens?
Certo, sabemos que a contabilidade digital é um modelo que utiliza da internet para prestar serviços de contabilidade de modo mais eficiência, econômico e completo. Quais outras vantagens os negócios possuem ao contratar esse tipo de contador?
Produtividade
Sem dúvidas o aumento de produtividade que tanto o contador quanto a empresa consegue ter com uma contabilidade digital merece posição de destaque.
Afinal, como as informações são trocadas em tempo real e com menor chance de dados incompletos ou errados, mais rápida são as entregas, os cálculos de impostos praticamente instantâneos e os valores devidos à Receita pagos em dia.
Ou seja, nada de ficar montando planilhas, atualizando elas ou tendo que refazer tudo de novo porque errou na fórmula de cálculo.
Economia
Outra grande vantagem para de contratar uma contabilidade digital é a economia que ela traz em relação ao modelo tradicional. Como os processos são automatizados, é possível realizar muito mais tarefas com menos tempo e dinheiro.
Melhor atendimento
Aliás, com o contador agora mais livre para focar no atendimento dos clientes, já que as informações vêm pelo sistema, não há necessidade de preencher várias planilhas e fazer muitos dos cálculos.
Assim, o contador consegue dar mais atenção no atendimento e ter uma atuação mais estratégica nas empresas.
Análises e Planejamento Especializado
Assim como a tecnologia propicia todos os benefícios anteriores, os dados em tempo real e elaborar análises das informações muito mais profundas permitem que o contador junto a seus clientes tenham melhores condições de tomar decisões certeiras e lucrativas.
Ademais, com o menor número de informações incompletas e erradas, é possível fazer um Planejamento Tributário muito mais eficaz, permitindo que as empresas reduzam a carga tributária em suas finanças.
Escalabilidade
Por não ser limitada a uma região ou espaço físico, é possível escalar a contabilidade com grande facilidade.
Portanto, empresas que tiverem filiais conseguem integrar a contabilidade de maneira simples e rápida.
Logo, é possível ter uma visão completa do negócio em um único ambiente com rapidez, informações corretas e baixo custo.
Qual a diferença entre Contabilidade Digital, Online e Tradicional?
A contabilidade tradicional é marcada pelo visita pessoal do empresário ao escritório do contador, um tratamento “face a face”. Mas, isso não quer dizer que ela não possa empregar a tecnologia para melhor atender os clientes.
Em realidade, o que mais diferente a tradicional da contabilidade digital é a eliminação da barreira geográfica e a maior produtividade.
Desse modo, você consegue contratar escritório de vários lugares do país, tendo mais opções de escolha para encontrar o escritório ideal para seu negócio.
Em contrapartida, recentemente vemos o crescimento das contabilidades online, que se caracterizam por serem uma plataforma de baixo custo, muitas vezes com objetivo de atender MEIs e as micro e pequenas empresas.
Nesse modelo, o próprio empresário que faz grande parte da contabilidade, inserindo os dados na plataforma que irá executar tudo de modo automático: geração de relatórios, entregas contábeis e fiscais até mesmo emissão de notas fiscais.
O grande atrativo desse modelo é seu baixo custo, porém o atendimento é genérico para todos os clientes.
Como escolher uma Contabilidade Digital?
Agora que você entende melhor como funciona a Contabilidade Digital, vamos a algumas dicas de como escolher uma:
Área, porte e atividades atendidas
Apesar de ser uma contabilidade digital e não ter a barreira geográfica, a legislação brasileira muda de cidade para cidade, de estado para estado. Portanto, é preciso saber se a empresa em questão atende sua região.
Não apenas isso, mas nem todas contabilidades atende qualquer atividade e porte empresarial. Por exemplo, há empresas que não atendem metalúrgicas, afiliados digitais, MEIs e etc.
Dessa forma, é preciso conhecer qual é o perfil de empresa que a contabilidade digital busca atender. Afinal, cada atividade possui suas peculiaridade e é melhor o seu negócio ser atendido por quem entende profundamente seu modelo de negócio.
Assim, o contador conseguirá prestar um serviço especializado e que gere resultados.
Segurança de Dados
Uma das grandes vantagens de uma contabilidade digital é ter a informação a qualquer momento e assim agilidade nos processos.
Contudo, como estamos falando de dados da empresa sendo enviado para a contabilidade via internet, esse meio está vulnerável a ataques ou vazamentos.
Assim é essencial saber se a contabilidade garantam a proteção dos dados, tenham políticas de privacidade e medidas de contingência caso um incidente ocorra.
Ademais, o Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) acaba de entrar em vigor, agora os dados precisam ser ainda mais bem protegidos. Então, é interessante avaliar se a contabilidade está seguindo as exigências da lei.
Avalie o Atendimento
Aliás, não podemos esquecer do atendimento. Apesar de a maioria dos processos serem feitos de maneira automatizadas, há diversas situações que você possa precisar entrar em contato com seu contador.
Ao contrário de um escritório tradicional, uma contabilidade digital pode ser mais complicado para você ir lá bater na porta para poder tirar uma dúvida ou resolver algum problema.
Para isso, você precisará contar com canais de atendimento como chat, e-mail, telefone, whatsapp.
Nesse sentido, busque avaliar se a contabilidade possui canais de atendimento ativos e tenha um tempo de responsável razoável.
Não se prenda ao preço
A contabilidade é essencial para todos os negócios, portanto o preço não pode ser o único critério para decidir qual empresa contratar.
Ao contrário de uma contabilidade online que busca ter o menor preço, uma contabilidade digital preza por um serviço completo, de qualidade e consultoria estratégica.
Portanto, ter o preço como fator decisivo poderá trazer decepções e prejuízos futuros.
Algo que você pode fazer para evitar isso, é consultar os outros clientes da empresa, seus depoimentos, conversar com colegas para indicações.
Certifique que a empresa é regularizada
Por fim, e não menos importante, é certificar que a empresa está regularizada nos órgãos competentes, com todas as certificações necessárias para o pleno exercício de contabilidade.
Não esqueça que apenas contadores e escritório de contabilidade habilitados que podem exercer essa atividade.
Nytrus Contabilidade
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AUTOR: Daniel Oliveira Cunha